Politique de confidentialité
Entrée en vigueur : 5 novembre 2026
La présente politique informe les personnes dont dilmind traite les données personnelles : Experts inscrits, Utilisateurs des Clients, intervenants de podcasts, visiteurs du site, auteurs de signalements et personnes contactées par dilmind. Elle décrit les données traitées, les finalités et les bases légales de ces traitements, leurs destinataires, les transferts hors de l’Espace économique européen, les durées de conservation et les droits des personnes. Elle est accessible sans connexion depuis le site et les applications. Elle constitue une information et ne fait l’objet d’aucune acceptation.
Définitions
Dans la présente politique, les termes ci-après, employés avec une majuscule initiale, ont la signification suivante, au singulier comme au pluriel :
« Bibliothèque » : l’ensemble des Entretiens soumis et des contenus associés accessibles au moyen du Service.
« Client » : l’organisation professionnelle qui accède au Service en application des Conditions Clients.
« Conditions Clients » : les conditions générales applicables aux Clients.
« Conditions Experts » : les conditions générales applicables aux Experts, y compris leurs annexes.
« Digital Mind » : l’agent conversationnel associé à un Expert, qui reformule les propos tirés de ses Entretiens.
« Entretien » : l’entretien d’un Expert conduit, enregistré et transcrit au moyen du Service.
« Expert » : la personne inscrite sur le Service en qualité d’expert.
« Service » : le site et les applications dilmind.
« Utilisateur » : la personne autorisée par un Client à utiliser le Service.
1. Responsable du traitement et contact
Dilmind SAS, dont le siège social est situé c/o WHOORKS, 28 boulevard du Colombier, 35000 Rennes, immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 101 338 150, est responsable des traitements décrits dans la présente politique. Elle n’en est pas responsable pour les données que les Clients lui confient dans le cadre de leurs propres recherches : elle agit alors en qualité de sous-traitant, conformément à l’accord de traitement conclu avec chaque Client (article 4.2).
Pour toute question ou demande : privacy@dilmind.com.
2. Experts et Entretiens
2.1 Inscription et profil. Lors de l’inscription, nous recevons :
- votre adresse e-mail, votre nom et votre pays de résidence fiscale, tel que vous l’avez déclaré ;
- votre mot de passe, conservé sous forme hachée, ou les données de connexion transmises par LinkedIn ;
- l’adresse de votre profil LinkedIn et, le cas échéant, votre photo.
Nous vérifions la cohérence de ces informations et complétons vos informations professionnelles (postes, parcours, compétences) à partir d’un fournisseur de données professionnelles ou de votre profil LinkedIn. Ce fournisseur et LinkedIn sont responsables de leurs propres traitements ; dilmind est responsable de l’usage qu’elle fait des données obtenues auprès d’eux. Votre profil peut présenter aux pairs votre fonction, vos sociétés, et les dates de votre parcours, une biographie générée à partir de ce parcours et l’activité de votre Digital Mind. Vous pouvez demander la rectification de ces informations. Le mode sans nom masque votre nom, votre photo, votre lien LinkedIn, votre fonction exacte et vos postes passés : les lecteurs voient la mention « Anonymous », la première lettre de votre prénom, votre fonction en termes généraux au sein de votre société, le drapeau de votre pays et une description d’une ligne rédigée par dilmind ; ces éléments peuvent encore vous identifier.
Ces traitements reposent :
- sur l’exécution du contrat, pour la gestion de votre compte et, dans la mesure nécessaire au service que vous demandez, de votre profil, des sujets qui vous sont recommandés, de vos Entretiens et de leur rémunération ;
- sur notre intérêt légitime à protéger le Service, pour les contrôles de cohérence, la prévention de la fraude et la sécurité, sous réserve de la mise en balance de vos intérêts et de votre droit d’opposition.
L’adresse e-mail, l’identité et les informations signalées comme obligatoires sont nécessaires à la création et à la sécurisation du compte ; sans elles, le service demandé ne peut être fourni. Les informations nécessaires au paiement sont recueillies lorsque ce paiement est demandé.
2.2 Évaluation des Entretiens. Un agent IA conduit, enregistre et transcrit l’Entretien. Le plan tient compte de votre profil et des Entretiens précédents pertinents, le cas échéant. L’évaluation automatisée propose un classement. Une personne habilitée réexamine le résultat à votre demande, dans les conditions du réexamen humain décrit ci-dessous. Ces opérations reposent sur l’exécution du contrat, dans la mesure où elles sont nécessaires à l’Entretien et à sa rémunération.
Données utilisées. L’évaluation porte sur la transcription, les questions du sujet, les informations déjà publiques sur ce sujet et les éléments suivants de votre profil : fonction, entreprise, ancienneté de l’expérience et niveau de séniorité.
Logique. L’évaluation apprécie la participation, la durée et le caractère précis et pertinent des réponses au regard du sujet, ainsi que leur fondement dans l’expérience professionnelle personnelle de l’Expert, par comparaison avec les informations publiques. L’adéquation de votre profil aux critères du sujet peut départager un cas serré, mais jamais renverser un résultat net. Un contrôle distinct signale les passages confidentiels, diffamatoires ou autrement interdits, qui sont supprimés lors de la soumission.
Conséquences. Selon l’article 5.1 des Conditions Experts, le résultat de l’évaluation détermine le droit aux honoraires visés auxdites Conditions Experts et l’effet de la soumission de l’Entretien en vue d’une rémunération complémentaire, que vous pouvez effectuer avant de connaître ce résultat. En l’absence de participation ou de réponse effective, l’Entretien n’est pas retenu et le sujet peut vous être fermé, sous réserve du réexamen. Aucun résultat n’entraîne de score public ni de sanction du compte.
Réexamen humain. Vous pouvez contester un résultat défavorable dans les quatorze jours, y compris après soumission, depuis l’écran de résultat ou l’e-mail, et présenter vos observations. Une personne habilitée de dilmind réexamine les éléments disponibles et vous répond par une décision motivée dans un délai de deux semaines ; le résultat peut être relevé, jamais abaissé. Les modalités complètes figurent à l’article 5.2 des Conditions Experts.
Les observations issues de l’évaluation et les éléments de profil utilisés sont des données personnelles auxquelles vous pouvez accéder (article 7.1).
2.3 Exploitation des Entretiens soumis. La version expurgée de l’Entretien alimente la Bibliothèque, les réponses et le Digital Mind dans les limites de l’autorisation et, le cas échéant, de la cession subsidiaire de l’article 6 des Conditions Experts. Cette exploitation repose sur l’exécution du contrat (article 6 des Conditions Experts) et se poursuit pendant la durée de l’autorisation, y compris après la clôture du compte, dans les conditions de l’article 6.7.
Les Experts accèdent aux contenus selon leurs crédits gratuits et les sujets ouverts ; les Clients selon leur offre. Aucun Entretien n’est publié sur le web ouvert. Toute personne visitant dilmind, connectée ou non, et les Clients titulaires de l’offre gratuite voient chaque Expert sans son nom, avec sa fonction en termes généraux et sa société. Un Expert connecté qui n’a pas ouvert un sujet en lit, sur la page du sujet, un point, une citation et une ligne où ses Experts divergent, avec seulement la première lettre du prénom de l’Expert cité. Les gains ne sont pas convertis en accès.
Votre nom et votre photo sont présentés aux Clients après vérification d’identité ou connexion LinkedIn au même nom ; à défaut, le contenu est présenté sans nom ni photo, le cas échéant avec votre première initiale, votre fonction en termes généraux et votre société. Le choix d’une présentation sans nom n’entraîne pas de masquage général des détails identifiants, mais aucune transcription intégrale n’est fournie aux Clients à la date de la présente version ; lorsque cet accès sera ouvert, il sera réservé aux Clients titulaires d’une offre payante, dans les limites de leur offre. Les contenus présentés sans nom demeurent des données personnelles. Le profil présenté aux pairs et la présentation de chaque Entretien sont réglables séparément ; vous décidez, pour chaque Entretien, de l’inclure ou non dans votre Digital Mind, qui n’a pas de réglage d’activation. Sans Entretien inclus, votre Digital Mind n’est pas accessible, et votre profil demeure jusqu’à la clôture de votre compte. Les groupes utilisent les Entretiens nominatifs de leurs membres.
Dilmind n’utilise ni ne commercialise vos propos pour entraîner ou ajuster un modèle d’IA et interdit cet usage aux Clients. La publicité et l’imitation de votre voix ou de votre image nécessitent un accord spécifique. L’article 6.6 concerne les données antérieures.
Nous conservons la preuve des acceptations et des droits d’exploitation sur le fondement de notre intérêt légitime à établir et défendre nos droits. Elle comprend l’identifiant du compte, les textes exacts acceptés, les versions, les horodatages, les empreintes des contenus et des Conditions Experts, l’adresse IP et le type de navigateur et de système, sans empreinte de l’appareil. La déclaration sur l’honneur de votre pays de résidence fiscale, cochée à l’inscription, est conservée avec cette preuve : ses termes, le pays, l’horodatage, l’adresse IP et le navigateur.
2.4 Bibliothèque des pairs. Vos recherches et conversations reposent sur le contrat. Votre question est communiquée automatiquement, mot pour mot, aux Experts dont les Entretiens sont cités dans la réponse et, dans une conversation avec le Digital Mind d’un pair, au titulaire de ce Digital Mind, tenus à la confidentialité. Ce partage repose sur notre intérêt légitime à leur permettre de connaître l’usage de leurs contenus, sous réserve de votre droit d’opposition. Un réglage propre à chaque conversation, activé par défaut, détermine ce qu’ils voient : activé, votre nom, votre photo, votre fonction et votre société ; désactivé, seulement votre fonction et votre société. Une question posée à votre propre Digital Mind n’est communiquée à personne. Après la suppression de votre conversation ou la clôture de votre compte, les questions déjà reçues restent accessibles à leurs destinataires, sans votre nom ni votre photo, jusqu’à la clôture de leur propre compte, sous réserve de vos droits.
Les questions et passages pertinents sont traités par nos prestataires d’IA pour sélectionner les sources et produire les réponses, dans les conditions des articles 5 et 6.
Vos conversations sont conservées pendant la durée du compte. Une suppression demandée prend effet immédiatement dans le compte, sous réserve des sauvegardes isolées et des obligations légales. Les demandes d’accès supplémentaires suivent la durée des échanges de support.
2.5 Appels directs. Les appels directs ne sont pas ouverts à la date de la présente version. Lors de leur ouverture, une information préalable précisera les données de l’Expert et des participants du Client, les finalités, les destinataires et la conservation. Un appel ne pourra rejoindre la Bibliothèque qu’après autorisation de l’Expert et, le cas échéant, cession subsidiaire de ses droits et retrait effectif des données et propos propres au Client, à l’issue de la période réservée de trois mois.
2.6 Paiements et vérification d’identité. Les données d’identité, de paiement et de résidence fiscale de l’Expert et, le cas échéant, de sa société (Annexe B des Conditions Experts) servent à verser les sommes dues, sur le fondement du contrat. Les honoraires, les sommes dues au titre des appels directs et les commissions de parrainage sont versés sur déclaration sur l’honneur de résidence fiscale dans la limite de 2 500 € par année civile, puis sur certificat de résidence fiscale de l’année, lorsque ce certificat réduit la retenue à la source ; la rémunération complémentaire due à un non-résident peut rester en attente des justificatifs fiscaux prévus à l’annexe A, sans bloquer les honoraires. Lorsque la loi l’impose, notamment au titre des obligations déclaratives des opérateurs de plateforme, dilmind transmet à l’administration fiscale les informations d’identification et les montants requis ; ce traitement repose sur nos obligations légales. Avant le premier retrait, un prestataire vérifie votre identité. Vous pouvez aussi faire cette vérification plus tôt, depuis « Settings » ; une fois qu’elle a abouti, votre nom est présenté aux Clients (article 2.3). La comparaison du selfie à votre propre pièce, seule voie de vérification, requiert un consentement explicite et révocable ; sans elle, aucun retrait n’est possible, et vos gains restent sur votre compte, sans date d’expiration. Le prestataire conserve la pièce, la vidéo, le résultat et les alertes un mois dans l’Union européenne, sans entraînement de modèles, et supprime le gabarit du visage avec la session de vérification ; dilmind conserve les éléments de la vérification dans les conditions de l’article 6.1. La recherche de doublons utilise le nom, la date de naissance et le pays sur un mois, avec examen humain de toute alerte avant une décision définitive. L’identité et la notice du prestataire sont présentées avant la vérification.
2.7 Parrainage. Le parrainage repose sur l’exécution des Conditions Experts. Nous traitons le lien personnel du parrain, le rattachement du filleul, la date de son premier Entretien admis dans la Bibliothèque et les sommes qui lui sont versées, nécessaires au calcul des commissions. Le parrain voit le montant de ses commissions, dont peut se déduire celui des sommes versées au filleul ; il n’a accès ni aux Entretiens ni aux autres données du filleul. Le rattachement est conservé jusqu’à ce que le plafond de commission soit atteint ou que l’un des deux comptes soit clos ; seules les pièces nécessaires à la preuve ou à la comptabilité sont ensuite conservées, selon l’article 6.3.
3. Visiteurs et intervenants de podcasts
3.1 Intervenants de podcasts. Aucun podcast n’est actuellement exploité. Lorsqu’un podcast fait l’objet d’une licence, nous traitons les propos des animateurs et des invités et, pour les opérations techniques autorisées, leur voix, leur nom et leur qualité. Les épisodes exploités sont préalablement autorisés par leurs titulaires ; leurs transcriptions intégrales ne sont pas fournies aux Clients. Aucun contenu d’un épisode n’est conservé ni présenté dans le Service avant cette licence.
Les données proviennent du podcast ou du concédant, personne physique ou société. Pour les intervenants qui n’ont pas contracté avec nous, l’extraction et la restitution des contenus licenciés reposent sur notre intérêt légitime à fournir un service documentaire à partir de contenus licitement accessibles et autorisés, après mise en balance de leurs intérêts. Ils disposent des droits d’opposition et d’effacement dans les conditions prévues par la loi. Le concédant leur transmet la présente information ; nous la complétons, notamment lorsque leurs propos sont cités sous leur nom.
3.2 Visiteurs du site. Le site traite l’adresse IP et les requêtes des visiteurs dans des journaux de sécurité et de fonctionnement conservés quatre-vingt-dix jours, sur le fondement de notre intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du Service. Il ne comporte ni outil de mesure d’audience ni balise publicitaire. Les comptages d’inscription sont agrégés côté serveur, sans cookie ni adresse IP.
La politique cookies décrit les traceurs de connexion, de sécurité et le stockage local. La connexion persistante de sept jours renouvelés à chaque visite est activée uniquement à votre demande.
3.3 Signalements de contenus. Nous traitons l’identité et les coordonnées du signalant, le contenu signalé et les échanges pour examiner les faits, informer les personnes concernées et traiter les contestations. Les obligations légales applicables fondent ce traitement ; pour les contenus dont dilmind assume l’édition, il repose également, dans la mesure nécessaire, sur son intérêt légitime à prévenir les atteintes aux droits et à traiter les réclamations. Le dossier est conservé trois ans après le dernier échange, avec un accès limité, sauf contentieux nécessitant la conservation de pièces déterminées.
4. Clients et Utilisateurs
4.1 Gestion de la relation commerciale. Nous traitons la dénomination, le pays et le numéro d’identification de l’organisation cliente, l’offre souscrite, l’adresse e-mail professionnelle et le rôle, d’administrateur ou de membre, de chaque Utilisateur, les achats et les crédits. L’inscription et l’authentification reposent sur un code à usage unique adressé à l’adresse e-mail professionnelle de l’Utilisateur. Ce code et les avis de rattachement sont adressés par notre prestataire d’envoi d’e-mails, sans suivi des ouvertures ni des clics. Le nom de domaine de cette adresse permet d’identifier l’organisation cliente ; à cette fin, ce seul nom de domaine est transmis à un fournisseur de données sur les entreprises, dont nous ne conservons que le résultat, ainsi qu’au service d’icônes de Google pour l’affichage du logo de l’organisation ; l’Utilisateur n’est rattaché à l’espace de celle-ci que sur invitation d’un administrateur ou après validation de sa demande par un administrateur. La personne qui ouvre l’espace en devient le premier administrateur. Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat lorsque la personne concernée y est partie et, pour les représentants et salariés du Client qui n’y sont pas personnellement parties, sur notre intérêt légitime à gérer et sécuriser la relation commerciale, sous réserve de leur droit d’opposition. Les factures et données comptables sont conservées en exécution de nos obligations légales. L’adresse professionnelle et les informations d’identification obligatoires sont nécessaires pour créer et sécuriser le compte ; sans elles, l’accès ne peut être activé. Les paiements par carte sont traités par Stripe, qui reçoit les données nécessaires au paiement, à sa sécurisation et à la prévention de la fraude, et fournit sa propre information pour ses traitements en qualité de responsable distinct : https://stripe.com/fr/privacy. Les informations de paiement sont requises lors de la souscription en ligne d’une offre payante ; l’offre gratuite ne nécessite pas de carte. Les données de gestion du compte du Client sont conservées pendant la relation, puis seules les pièces nécessaires à nos obligations légales ou à la preuve de nos droits sont archivées à accès restreint pendant la durée applicable. Les preuves des acceptations et commandes des Clients sont conservées pendant la relation, puis cinq ans à compter de sa fin, sur le fondement de notre intérêt légitime à établir et défendre nos droits. Les pièces comptables, journaux et invitations suivent les durées des articles 6.3 et 6.4.
4.2 Recherches des Clients. Pour produire les réponses et conserver les conversations des Utilisateurs, nous agissons en qualité de sous-traitant du Client, dans le périmètre de l’accord de traitement (DPA) conclu avec celui-ci, y compris au titre de l’offre gratuite. Le Client est responsable de ce traitement ; les demandes d’exercice de droits qui s’y rapportent lui sont adressées ou, à défaut, lui sont transmises par dilmind. Les administrateurs du Client ont accès aux données de consommation de chaque Utilisateur, notamment au nombre de questions posées et aux crédits consommés, à l’exclusion du contenu de ses conversations. En cas de retrait d’un Utilisateur, ses conversations sont supprimées dans un délai de trente jours, à l’exception de celles qu’il a partagées. À compter de l’ouverture de la fonctionnalité de partage, les conversations partagées restent accessibles aux Utilisateurs du Client pendant la durée de son compte, puis sont supprimées dans un délai de trente jours à compter de sa clôture ou, plus tôt, à la demande du Client. Les questions des Utilisateurs sont communiquées, mot pour mot, avec les réponses qui leur sont apportées, aux Experts dont les Entretiens sont cités dans les réponses et, dans une conversation avec un Digital Mind, à l’Expert auquel celui-ci est associé. Ces Experts voient également le nom et la photo de l’Utilisateur et le nom de son organisation, sauf si l’Utilisateur choisit de poser ses questions de façon anonyme ; ce choix vaut pour toute la conversation et peut être modifié à tout moment. Les Experts sont tenus à la confidentialité des questions reçues. Si la conversation est supprimée ou si l’Utilisateur quitte dilmind, les questions déjà communiquées restent accessibles à ces Experts, sans le nom ni la photo de l’Utilisateur ni celui de son organisation ; nous les conservons alors en qualité de responsable de traitement, sur le fondement de notre intérêt légitime à préserver l’information des Experts sur l’exploitation de leurs Entretiens, jusqu’à la clôture du compte de chaque Expert destinataire, sous réserve du droit d’opposition.
Dans la conversation d’un Client, la recherche web est activée au début d’une conversation et peut être désactivée. Si elle est utile, une courte requête dérivée de la question de l’Utilisateur est transmise au prestataire de recherche, sans propos ni nom issus d’un Entretien. Elle est conservée trente jours pour la détection des abus, sans entraînement de modèles.
Pour rémunérer les titulaires des contenus, nous traitons, en qualité de responsable distinct, les seules données de consommation, les identifiants des Entretiens cités et les parts qui leur sont attribuées, sur le fondement de notre intérêt légitime à rémunérer les contenus effectivement exploités. Ce traitement ne donne lieu à la conservation ni d’une copie intégrale des conversations, ni du texte des conversations supprimées. Le relevé du titulaire identifie l’élément acheté et la part attribuée à son Entretien, sans identité du Client acheteur ou de ses Utilisateurs et sans texte de leurs questions.
4.3 Prospection commerciale. Nous pouvons adresser aux Utilisateurs des Clients, à leur adresse e-mail professionnelle, des informations relatives aux offres et fonctionnalités de dilmind en rapport avec leur activité professionnelle. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès des professionnels. Chaque message comporte un moyen de s’y opposer sans motif ; l’opposition peut également être adressée à privacy@dilmind.com. Les données utilisées à cette fin sont conservées pendant la relation avec le Client, puis trois ans à compter du dernier contact émanant de l’Utilisateur. En cas d’opposition, l’adresse est conservée dans une liste d’opposition aux seules fins de faire respecter ce choix.
5. Destinataires et transferts
5.1 Destinataires. L’accès est limité aux personnes habilitées de dilmind, aux Clients et Experts selon les articles 2.3, 2.4 et 4.2, aux autorités lorsque la loi l’exige, et aux prestataires suivants, pour les seules données nécessaires :
- hébergement, bases de données et diffusion du Service : stockage principal en France, opérations techniques et accès dans l’Union européenne et, selon le service, hors de celle-ci ;
- services d’IA, de transcription et de recherche : voix, transcriptions, profils, questions et réponses nécessaires à l’Entretien et au service documentaire, dans l’Union européenne ou aux États-Unis ;
- messagerie et envoi d’e-mails : identité, adresse et messages de service, dans l’Union européenne ou aux États-Unis, sans propos d’Entretien ;
- identification des organisations clientes : le seul nom de domaine de l’adresse e-mail professionnelle, transmis à un fournisseur de données sur les entreprises et au service d’icônes de Google, aux États-Unis ;
- vérification d’identité et paiement : pièces et données nécessaires aux contrôles, aux paiements des Clients et aux versements, selon les articles 2.6 et 4.1 et l’information présentée lors de ces opérations ;
- facturation électronique : à compter du 1er septembre 2027, données des factures et des paiements des Clients, transmises à la plateforme agréée retenue par dilmind et, par son intermédiaire, à l’administration fiscale.
5.2 Traitements propres des prestataires. Certains prestataires traitent aussi les données pour leurs propres obligations de sécurité, de prévention de la fraude ou de vérification réglementaire. Le service d’envoi d’e-mails utilise les messages de service pour lutter contre le spam et la fraude, y compris pour améliorer ses modèles ; ces messages ne contiennent aucun propos d’Entretien.
Les prestataires concernés et leurs notices sont indiqués lors de la collecte ou de l’opération correspondante. Le fournisseur de données professionnelles et LinkedIn sont les sources et responsables distincts visés à l’article 2.1.
5.3 Transferts hors de l’Espace économique européen. L’hébergement principal est situé en France. Les services vocaux, certains traitements d’IA, la recherche web, l’envoi d’e-mails, l’enrichissement des profils, l’identification des organisations clientes et, le cas échéant, le paiement impliquent des traitements ou des accès aux États-Unis. La diffusion du Service peut s’appuyer sur des points de présence situés hors de l’EEE, à proximité de l’utilisateur.
Les transferts s’appuient, selon le destinataire et le flux, sur une décision d’adéquation, dont le Data Privacy Framework pour les organismes américains certifiés et les traitements couverts, ou sur les clauses contractuelles types et les mesures supplémentaires requises.
Vous pouvez obtenir les informations sur les destinataires et une copie des garanties de transfert à privacy@dilmind.com, sous réserve des éléments confidentiels.
Toute modification substantielle de la présente politique est portée à la connaissance des personnes concernées, par e-mail ou dans l’application, avant son entrée en vigueur.
6. Durées de conservation
6.1 Comptes et Entretiens.
- Compte et Entretiens soumis : pendant la durée du compte et de l’exploitation autorisée, puis suppression, sauf pièces minimales nécessaires aux obligations légales ou à la preuve. « Delete » retire l’Entretien des recherches et du profil ; ce bouton ne remplace pas une demande d’effacement. Les pièces encore nécessaires après ce retrait sont conservées à accès restreint.
- Compte sans Entretien dans la Bibliothèque ni solde : supprimé après trois ans sans connexion, après un e-mail d’avertissement adressé un mois avant.
- Vérification d’identité : les éléments de la vérification sont conservés pendant la durée du compte puis, après sa clôture, tant qu’une somme reste due ; seuls le résultat et sa date sont ensuite conservés avec l’historique des paiements, dix ans après la fin de l’exercice.
- Entretien non soumis ou retiré pour un motif de confidentialité : supprimé quatorze jours après le résultat, sauf réexamen en cours ; si le résultat est relevé, le délai de soumission repart pour quatorze jours.
- Entretien non retenu : conservé quatorze jours après le résultat puis, en cas de réexamen, jusqu’à la réponse, avant suppression, sauf résultat relevé et soumission.
- Entretien interrompu : supprimé.
- Entretien inadapté : supprimé à l’expiration du délai de réexamen ou, en cas de réexamen, après la réponse.
- Les résultats des recours peuvent être comptabilisés pour suivre les corrections apportées aux évaluations, sans conserver à cette seule fin les enregistrements et transcriptions au-delà des durées ci-dessus.
- Après la clôture du compte : le nom, l’adresse e-mail et les identifiants de paiement nécessaires sont conservés tant qu’une somme acquise avant la clôture reste due ; les Entretiens cessent de produire des rémunérations complémentaires à la clôture, et aucun relevé annuel n’est adressé après celle-ci. Un solde qui ne peut être versé reste dû ; seuls le nom et l’adresse e-mail nécessaires sont conservés jusqu’à son règlement.
6.2 Chez les prestataires.
- Prestataire vocal : suppression de l’audio et de la transcription dans les minutes suivant leur copie par dilmind ; à défaut, un réglage limite leur conservation à sept jours et une purge quotidienne supprime ce qui subsisterait au-delà de huit jours.
- Prestataire de vérification d’identité : pièce, vidéo, résultat et alertes supprimés au bout d’un mois ; gabarit du visage supprimé avec la session de vérification.
- Recherche web : trente jours pour la requête de recherche.
- Autres traitements d’IA : absence de conservation pour les flux couverts par l’option sans conservation souscrite par dilmind, notamment la rédaction des réponses aux Clients ; classement des passages pertinents par notre prestataire de recherche sémantique : conservation dans ses journaux de requêtes au sein de l’Union européenne, au plus tard jusqu’à la fin de notre contrat avec lui, sans entraînement sur les données.
6.3 Preuve, comptabilité et gestion du Service.
- Preuves des droits, des autorisations et cessions subsidiaires et des acceptations : pendant toute la durée d’exploitation des Entretiens concernés, augmentée des délais de prescription applicables, sur le fondement de l’intérêt légitime de dilmind à établir et défendre ses droits. Après la clôture de votre compte, votre nom et votre adresse e-mail sont conservés avec ces preuves jusqu’à ce que le dernier de vos Entretiens cesse d’être exploité, puis cinq ans.
- Écritures et pièces comptables : dix ans à compter de la clôture de l’exercice.
- Preuves des acceptations et commandes des Clients : pendant la relation, puis cinq ans à compter de sa fin.
- Autodéclarations et certificats de résidence : six ans après la fin de l’année qu’ils couvrent.
- Numéro d’identification fiscale, adresse et date de naissance : dix ans après la fin de l’exercice.
- Échanges avec le support, demandes d’accès de recherche et dossiers de signalement : trois ans après le dernier échange.
- Inscriptions non confirmées et extraits de profils non enregistrés : trente jours.
- Invitations inutilisées : quatre-vingt-dix jours.
- Liens et sessions expirés : trente jours après leur expiration.
- Messages bruts des fournisseurs et tâches en échec : quatre-vingt-dix jours.
- Rattachement de parrainage selon l’article 2.7 : durée nécessaire au calcul des commissions, puis archivage limité aux obligations légales et à la preuve des droits.
- Identifiants de suivi des coûts : supprimés avec le profil, les montants étant conservés sans ces identifiants.
Les messages de compte et de paiement reposent sur le contrat. En cas d’inactivité avec un solde, trois rappels au plus peuvent être adressés au cours de la première année, sur le fondement de notre intérêt légitime à permettre le paiement, sans suivi des ouvertures ni des clics.
6.4 Journaux et sauvegardes.
- Journaux d’appels aux modèles : quatorze jours.
- Journaux applicatifs : trente jours.
- Journaux d’accès et messages techniques bruts : quatre-vingt-dix jours au plus.
- Journaux d’administration et d’audit : un an, l’auteur des actions étant alors dissocié de la trace.
Les accès sont limités et sécurisés ; les actions d’administration sont journalisées. Les sauvegardes isolées sont purgées au plus tard six mois après une suppression, sans nouvel usage des données ; les suppressions sont réappliquées avant toute restauration.
6.5 Études de marché et archive. Les études accessibles aux Experts peuvent mentionner les nom, fonction et source publique de professionnels. Les profils privés ne sont pas affichés. Ces données sont supprimées trois ans après la clôture de l’étude. Le traitement repose sur notre intérêt légitime à fournir une cartographie professionnelle, sous réserve des droits des personnes. Une information spécifique indique les sources et les modalités d’opposition ; l’exception à l’information individuelle ne s’applique que dans les conditions de l’article 14(5)(b) du RGPD.
Les autres données historiques sont isolées hors production, sans usage pour les réponses ni l’entraînement de modèles ; les seuls éléments nécessaires à la vérification des opérations passées ou à la défense de droits sont conservés jusqu’au 31 mars 2027, sauf litige en cours.
6.6 Données antérieures. Avant le 29 septembre 2026, un paramètre du prestataire vocal lui permettait d’utiliser les enregistrements et transcriptions des appels pour améliorer ses modèles. Ce paramètre a été désactivé à cette date, sans effet sur les données déjà transmises. Il n’est pas établi que cette utilisation a eu lieu, mais elle ne peut être exclue. Si vous avez réalisé un Entretien avant cette date, vous pouvez obtenir des informations sur vos données et exercer vos droits à privacy@dilmind.com.
6.7 Clôture du compte de l’Expert. À la clôture du compte, le profil et les données de connexion sont supprimés et le nom de l’Expert est retiré des citations conservées. Les Entretiens soumis continuent d’être exploités sans nom pendant la durée de l’autorisation prévue à l’article 6.1 des Conditions Experts ; ils restent des données personnelles lorsque l’Expert peut être reconnu, et leur traitement demeure fondé sur l’exécution du contrat. Une demande d’effacement est examinée dans les conditions prévues par le RGPD et par l’article 10.5 des Conditions Experts. Les pièces nécessaires à une obligation légale ou à la défense d’un droit sont conservées à accès restreint.
7. Droits et réclamations
7.1 Droits dont vous disposez. Dans les conditions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. Vous pouvez retirer à tout moment un consentement que vous auriez donné pour un usage particulier, sans remettre en cause les traitements antérieurs. Le droit d’accès porte notamment sur les données d’évaluation et de profil vous concernant, y compris le classement et les observations internes relatifs à vos Entretiens, dans les limites nécessaires à la protection des droits d’autrui. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés).
7.2 Droit d’opposition. Vous pouvez à tout moment vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer sans motif à tout traitement à des fins de prospection.
7.3 Exercice de vos droits. Les demandes sont adressées à privacy@dilmind.com ou, pour les personnes contactées, à privacy@team.dilmind.com. Lorsque l’origine d’une demande ne permet pas de vérifier votre identité, nous vous demandons une confirmation depuis l’adresse associée à votre compte ou un justificatif proportionné, sans exiger systématiquement une pièce d’identité. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois au plus ; nous vous en informons, avec les motifs, avant l’expiration du premier mois. Un effacement fondé s’étend aux contenus et aux données dérivées concernés, et est notifié aux destinataires dans les conditions prévues par la loi. Les citations retirées sont remplacées par la mention « passage retiré » dans les conversations conservées par dilmind ; les copies déjà exportées ne peuvent pas être techniquement rappelées. Les exceptions légales de conservation et les délais techniques résiduels sont indiqués au demandeur. Pour répondre à une demande, nous traitons les données nécessaires au respect de nos obligations légales. Nous conservons les échanges utiles trois ans après le dernier échange, puis les supprimons, sauf contentieux nécessitant certaines pièces. Les justificatifs d’identité et copies d’export sont supprimés dès qu’ils ne sont plus nécessaires ; les liens de téléchargement expirent après trente jours.
7.4 Réclamation. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, notamment en ligne sur www.cnil.fr ou par courrier au 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
8. Personnes que nous avons contactées
Comment nous vous avons trouvé, pourquoi nous vous avons écrit, ce que nous détenons, et comment y mettre fin.
Dernière mise à jour : 5 novembre 2026
Qui nous sommes
Dilmind, société par actions simplifiée (SAS) de droit français, dont le siège social est situé WHOORKS, 28 boulevard du Colombier, 35000 Rennes, France, RCS Rennes 101 338 150. Nous sommes responsables de tous les traitements décrits dans cette partie.
Nous construisons une plateforme de connaissances où des professionnels en activité sont rémunérés pour des entretiens structurés sur leur domaine.
Pour tout ce qui figure dans cette partie, une seule adresse : privacy@team.dilmind.com.
Pourquoi vous avez reçu un e-mail de notre part
Nous vous avons écrit pour vous proposer un entretien rémunéré, lié à votre activité professionnelle et correspondant à l'expertise que vous avez rendue publique. C'est une véritable offre commerciale, ni une lettre d'information ni une publicité pour un produit.
Votre profil a été retenu parce que votre parcours professionnel publié correspond à un domaine que nous couvrons activement.
Ce que nous détenons à votre sujet
- Un profil professionnel : nom, titre, fonctions actuelles et passées, employeur, domaine d'expertise et pays, ainsi qu'un lien vers votre photo LinkedIn. Le type d'informations que contient un profil professionnel public.
- Le degré de correspondance entre votre profil et le domaine que nous couvrons, qui fixe l'ordre dans lequel nous écrivons.
- Une adresse e-mail professionnelle trouvée pour vous et vérifiée par notre prestataire d'e-mails. Nous n'écrivons jamais à une adresse devinée.
- L'historique de nos contacts avec vous : les messages envoyés, et si vous avez répondu, accepté l'offre ou refusé.
Nous ne détenons rien sur votre vie privée, et nous ne suivons ni l'ouverture de nos e-mails ni les clics. Nos messages ne contiennent aucun traceur.
D'où viennent ces informations
Votre profil provient d'un fournisseur de données professionnelles sous licence, qui rassemble des informations professionnelles accessibles publiquement. Nous y avons recherché votre profil parce que votre expérience correspond à l'un de nos sujets, parce qu'une page publique consacrée à ce marché vous citait, comme le programme d'une conférence, le témoignage client d'une entreprise ou l'annonce d'un partenariat, ou parce qu'un membre de notre équipe a choisi votre profil. Nous ne l'avons pas collecté nous-mêmes, et personne ne nous a transmis votre adresse en privé.
Pourquoi nous avons le droit de vous écrire
Notre base légale est l'intérêt légitime, au sens de l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD : recruter des professionnels pour des entretiens rémunérés liés à leur activité par le seul moyen pratique disponible, leur écrire au sujet de leur fonction à une adresse professionnelle.
L'intrusion est volontairement minimale :
- Au plus quatre e-mails sur huit jours, puis nous arrêtons.
- Si un nouveau domaine correspondant à votre parcours s'ouvre, nous pouvons vous envoyer une courte note à ce sujet, sans relance. Une réponse y met fin définitivement.
- Dire non signifie que nous ne vous écrirons plus jamais.
- Aucun suivi des ouvertures, aucun suivi des clics, aucune publicité, et nous ne vendons jamais vos données.
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, et une opposition est respectée sans réserve : une réponse à l'un de nos e-mails, et plus aucun contact ne vous sera adressé, sur toute la plateforme.
Qui d'autre traite vos données
- L'index de données professionnelles sous licence dont provient le profil.
- Hunter, le service d'e-mails qui trouve votre adresse professionnelle à partir de votre nom et de votre employeur, et qui achemine nos messages.
- Microsoft 365, qui héberge nos boîtes de messagerie.
Personne d'autre. Nous ne vendons, ne louons ni ne partageons vos données pour les besoins de quiconque.
Combien de temps nous les conservons
Si vous ne répondez jamais, votre profil sort de la prospection active à la fin de la séquence, et nous le conservons au plus trois ans après notre dernier e-mail.
Si vous avez répondu, nous conservons votre profil et nos échanges trois ans après le dernier message entre nous.
Si nous avons collecté votre profil sans jamais vous écrire, nous le supprimons trois ans après sa collecte, ou plus tôt lorsque l'étude pour laquelle il a été collecté prend fin.
Si vous refusez ou vous opposez, nous supprimons le profil et ne conservons que l'entrée minimale de la liste d'exclusion décrite plus bas, en dehors des e-mails échangés.
Les e-mails échangés restent dans notre boîte de messagerie trois ans après le dernier, puis sont supprimés, même si vous avez dit non. Hunter, le service qui les achemine, en conserve sa propre copie tant que nous l'utilisons.
Vos droits
Vous avez le droit d'accéder à ce que nous détenons, de le faire rectifier ou effacer, d'en limiter l'usage et de vous opposer à tout contact. Vous pouvez également introduire à tout moment une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à privacy@team.dilmind.com. Sans formulaire ni démarche compliquée.
Comment fonctionne l'effacement
Si vous nous demandez d'effacer vos données, nous supprimons votre profil. Nous conservons un seul enregistrement minimal, une entrée de la liste d'exclusion, dont le seul but est de garantir que nous ne vous écrirons plus jamais. Les e-mails échangés restent conservés comme indiqué sous Combien de temps nous les conservons.
Le conserver est ce qui nous permet de tenir techniquement la promesse de ne plus jamais vous écrire. Le supprimer aussi vous rendrait à nouveau joignable la prochaine fois qu'un index ferait apparaître votre profil.